Comment empêcher Microsoft Teams de suivre votre activité

Les défenseurs de la vie privée en ligne ont critiqué les pratiques de collecte de données de Microsoft. Il s’est avéré que Teams collecte de nombreuses informations personnelles sur ses utilisateurs.

L’ajout de nouvelles fonctionnalités à Microsoft 365 pour suivre la qualité de l’expérience logicielle inclut la collecte de 75 types de données différents liés à l’activité des utilisateurs. Celle-ci était censée être une véritable avancée en termes d’amélioration des performances du programme, mais cette mise à jour a déjà été fortement critiquée par le scientifique Wolfie Kristol. La poursuite de la mise en œuvre de la mise à jour a été brusquement suspendue.

Cet incident a embarrassé Microsoft et a permis au public de comprendre que le logiciel de l’entreprise collecte trop d’informations sur ses utilisateurs. Cela s’applique également à Microsoft Teams, qui est similaire dans ses fonctions et ses outils et qui concurrence même Slack. Si vous souhaitez limiter la quantité de données que Teams collecte à votre sujet, il existe plusieurs façons de procéder.

Comment Teams collecte des données vous concernant

Microsoft Teams, comme Skype Entreprise, collecte trois types de données liées au fonctionnement de l’application: les données de recensement, les informations d’utilisation et les rapports d’erreurs du programme. Les soi-disant « données de recensement » comprennent des informations sur le modèle de votre appareil, le système d’exploitation et la langue de l’utilisateur. Ils génèrent également un identifiant utilisateur unique qui est haché (ou crypté) plusieurs fois pour empêcher l’entreprise de l’associer à l’identité d’une personne en particulier.

Certaines données sont collectées par défaut (il s’agit d’une procédure standard), tandis que d’autres nécessitent votre autorisation pour que l’entreprise puisse y accéder. Par exemple, les mêmes données de recensement sont collectées par défaut et ne peuvent pas être désactivées. Microsoft affirme toujours qu’aucun des types de données qu’il collecte ne peut identifier l’identité d’une personne en particulier.

En outre, Microsoft collecte des données sur la manière dont vous utilisez l’application. Cela inclut le nombre de messages envoyés, d’appels passés et de réunions tenues en ligne, ainsi que le nom de votre organisation enregistrée auprès de Teams. Microsoft conserve également une trace des erreurs dans son logiciel que l’utilisateur rencontre afin d’améliorer la qualité des services fournis. La plupart de ces informations sont collectées non seulement par Teams, mais également par d’autres applications Microsoft que vous utilisez.

Microsoft collecte également des informations personnelles sur votre profil, telles que votre adresse e-mail, des photos de profil et le numéro de téléphone que vous avez fourni. De plus, l’entreprise peut voir le contenu de la vidéo lors de vos réunions en ligne, ce qui inclut non seulement l’enregistrement lui-même, mais également les fichiers partagés, les enregistrements et les transcriptions qui sont stockés dans le cloud pour l’usage personnel des utilisateurs. Ces informations sont conservées par Microsoft "jusqu’à ce que l’utilisateur cesse d’utiliser Microsoft Teams ou supprime ses données personnelles". Il convient de noter que les fichiers utilisateur individuels sont supprimés dans les 30 jours suivant la suppression de leurs copies locales.

Où vos données personnelles sont-elles stockées physiquement ?

Teams est utilisé partout dans le monde. Différentes autorités ont leurs propres normes de traitement des données. Si vous souhaitez savoir où vos données personnelles sont stockées physiquement, vous pouvez ouvrir le centre d’administration Microsoft 365, puis accéder au chemin suivant: Paramètres > Profil de l’organisation. Vous devez faire défiler la page jusqu’à la section Emplacement des données.

Quelles données votre patron peut-il voir sur vous ?

Microsoft permet également aux chefs d’entreprise d’afficher des informations sur la façon dont leurs employés utilisent Teams. Le centre d’administration Microsoft Teams, qui est distinct du centre d’administration Microsoft 365, permet aux chefs de service et aux chefs d’entreprise de "mieux comprendre comment le programme est utilisé, de prendre de meilleures décisions commerciales et d’informer rapidement leurs employés des plans futurs", explique Microsoft. Les dirigeants d’entreprise qui sont administrateurs réseau peuvent visualiser jusqu’à 19 types de données différentes liées à l’ activité de leurs employés.

En théorie, les administrateurs réseau pourraient compiler un rapport sur la façon dont les employés utilisent Teams (y compris le nombre de messages que les utilisateurs envoient chaque jour ; le temps qu’ils passent sur les appels vidéo et audio). Les responsables peuvent voir si vous avez lu et répondu à un message, ainsi que la dernière fois que vous avez été actif. Il apparaît que les utilisateurs ne peuvent pas se protéger de ce type de collecte de données par les administrateurs réseau de leur entreprise. Cependant, de nombreux responsables ne savent même pas qu’ils peuvent afficher des informations détaillées sur l’activité de leurs employés dans Teams.

Désactiver les notifications

Dans les équipes avec un grand nombre de participants et de données envoyées, le nombre de notifications dans le coin inférieur droit du moniteur peut sérieusement distraire une personne du travail. Vous pouvez résoudre ce problème en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit de n’importe quelle commande et en sélectionnant l’option " Désactiver les notifications " en définissant vos paramètres personnalisés.

Par exemple, un employé peut désactiver les notifications de tous les nouveaux messages dans une équipe afin de profiter enfin de la paix et de la tranquillité. Vous pouvez également réduire le nombre de notifications lors de la mention de votre équipe (lorsque quelqu’un tague votre chaîne avec son nom – @Channel ), sélectionnez l’option " Afficher uniquement dans le flux " pour oublier à jamais les pop-ups ennuyeux.

Si vous avez été invité à une réunion pré-arrangée et que vous avez quitté la réunion avant la fin de celle-ci, mais que vous recevez toujours des notifications chaque fois qu’un nouveau message apparaît dans le chat, vous pouvez vraiment devenir fou. Il existe une solution simple et élégante à ce problème (bien que temporaire) : changez votre statut en option Ne pas déranger. Cela bloquera toutes les notifications qui apparaissent. Vous pouvez le faire en cliquant sur votre photo de profil sur la page d’accueil de Teams et en sélectionnant le statut Ne pas déranger.

Si vous craignez de ne pas recevoir de notifications de personnes importantes, rendez-vous dans la section «Confidentialité» des paramètres et cliquez sur l’ élément «Contrôle d’accès prioritaire ». Ici, vous devrez entrer les noms des personnes dont vous souhaitez toujours recevoir des notifications. C’est une fonctionnalité très utile si vous craignez de manquer un message important de votre patron.

Limitation d’accès

L’une des premières fonctionnalités que de nombreuses personnes désactivent dans WhatsApp est de notifier l’interlocuteur lorsque son message a été lu. Ceci afin d’éviter de se sentir obligé de répondre aux messages de chat privés dès que la personne les a vus. Vous pouvez également le faire dans Teams : ouvrez les paramètres du programme et accédez à la section " Confidentialité ". Ici, vous devez décocher la case à côté de l’option " Envoyer un rapport de lecture " .

Vous devez continuer et prendre soin de votre vie privée – demandez à l’organisation pour laquelle vous travaillez d’activer l’authentification multifacteur pour votre compte. Cela ajoutera une couche supplémentaire de protection à vos données. Il va sans dire qu’un mot de passe fort et unique doit être utilisé. Un gestionnaire de mots de passe peut vous y aider .

Cela vaut également la peine de prendre soin des soi-disant " lieux sûrs " où vous pouvez parler avec d’autres employés du travail loin du regard de votre patron. Nous vous recommandons de le faire dans une autre application ou un autre service qui n’est pas contrôlé par votre entreprise. Ainsi, les autorités ne pourront jamais accéder à ces données. Il existe une similitude entre les discussions privées dans Teams.

Les canaux privés peuvent être créés par n’importe quel utilisateur faisant partie d’une équipe spécifique. Cela permet de créer un groupe restreint. Sélectionnez " Ajouter un canal " dans les paramètres de l’équipe, puis dans la section " Confidentialité ", définissez son type comme privé. Vous pouvez ensuite y ajouter des personnes spécifiques (jusqu’à 250 personnes). Le créateur d’une chaîne privée est la seule personne qui peut y ajouter ou en supprimer des personnes. Tous les fichiers ou messages envoyés dans ce canal privé ne sont accessibles à personne en dehors de celui-ci. Cependant, gardez à l’esprit que tout ce que vous faites sur un système ou un réseau de travail peut être visualisé par la direction.