Jak powstrzymać Microsoft Teams przed śledzeniem Twojej aktywności
Obrońcy prywatności online skrytykowali praktyki firmy Microsoft dotyczące gromadzenia danych. Okazało się, że Teams gromadzi wiele danych osobowych o swoich użytkownikach.
Dodawanie nowych funkcji do platformy Microsoft 365 w celu śledzenia jakości oprogramowania obejmuje gromadzenie 75 różnych typów danych związanych z aktywnością użytkownika. Miał to być prawdziwy przełom pod względem poprawy działania programu, ale ta aktualizacja została już mocno skrytykowana przez naukowca Wolfiego Kristola. Dalsze wdrażanie aktualizacji zostało nagle wstrzymane.
Incydent ten zawstydził Microsoft i dał opinii publicznej możliwość zrozumienia, że oprogramowanie firmy gromadzi zbyt wiele informacji o swoich użytkownikach. Dotyczy to również Microsoft Teams, który jest podobny w swoich funkcjach i narzędziach, a nawet konkuruje ze Slackiem. Jeśli chcesz ograniczyć ilość danych gromadzonych przez Teams na Twój temat, możesz to zrobić na kilka sposobów.
Jak usługa Teams gromadzi dane o Tobie
Microsoft Teams, podobnie jak Skype for Business, gromadzi trzy rodzaje danych związanych z działaniem aplikacji: dane spisowe, informacje o użytkowaniu i raporty o błędach programu. Tak zwane „ dane spisowe" obejmują informacje o modelu urządzenia, systemie operacyjnym i języku użytkownika. Generują również unikalny identyfikator użytkownika, który jest wielokrotnie mieszany (lub szyfrowany), aby uniemożliwić firmie powiązanie go z tożsamością konkretnej osoby.
Niektóre dane są gromadzone domyślnie (jest to standardowa procedura), podczas gdy inne wymagają Twojej zgody, aby firma miała do nich dostęp. Na przykład te same dane spisowe są gromadzone domyślnie i nie można ich wyłączyć. Microsoft nadal twierdzi, że żadne z gromadzonych przez niego danych nie może zidentyfikować tożsamości konkretnej osoby.
Ponadto Microsoft zbiera dane o sposobie korzystania z aplikacji. Obejmuje to liczbę wysłanych wiadomości, wykonanych połączeń i spotkań online, a także nazwę organizacji zarejestrowanej w usłudze Teams. Microsoft śledzi również wszelkie błędy w swoim oprogramowaniu, które napotka użytkownik, w celu poprawy jakości świadczonych usług. Większość tych informacji jest zbierana nie tylko przez usługę Teams, ale także przez inne aplikacje firmy Microsoft, z których korzystasz.
Firma Microsoft gromadzi również dane osobowe dotyczące Twojego profilu, takie jak adres e-mail, zdjęcia profilowe i podany przez Ciebie numer telefonu. Co więcej, podczas spotkań online firma może przeglądać zawartość wideo, która obejmuje nie tylko samo nagranie, ale także udostępniane pliki, nagrania i transkrypcje, które są przechowywane w chmurze do użytku osobistego użytkowników. Informacje te są przechowywane przez firmę Microsoft „dopóki użytkownik nie przestanie korzystać z aplikacji Microsoft Teams lub nie usunie swoich danych osobowych”. Warto zauważyć, że poszczególne pliki użytkownika są usuwane w ciągu 30 dni od usunięcia ich kopii lokalnych.
Gdzie są fizycznie przechowywane Twoje dane osobowe?
Teams jest używany na całym świecie. Różne organy mają własne standardy przetwarzania danych. Jeśli chcesz wiedzieć, gdzie fizycznie są przechowywane Twoje dane osobowe, możesz otworzyć centrum administracyjne platformy Microsoft 365, a następnie przejść do następującej ścieżki: Ustawienia > Profil organizacji. Musisz przewinąć stronę w dół do sekcji Lokalizacja danych.
Jakie dane na Twój temat może zobaczyć Twój szef?
Firma Microsoft umożliwia również liderom biznesowym przeglądanie informacji o tym, jak ich pracownicy korzystają z aplikacji Teams. Centrum administracyjne Microsoft Teams, które jest niezależne od centrum administracyjnego Microsoft 365, umożliwia szefom działów i liderom biznesowym „lepsze zrozumienie sposobu korzystania z programu, podejmowanie lepszych decyzji biznesowych i szybkie informowanie pracowników o planach na przyszłość” — mówi Microsoft. Kierownictwo firmy będące administratorem sieci może przeglądać do 19 różnych typów danych związanych z aktywnością swoich pracowników.
Teoretycznie administratorzy sieci mogliby sporządzić raport na temat tego, w jaki sposób pracownicy korzystają z Teams (w tym liczbę wiadomości wysyłanych przez użytkowników każdego dnia; ilość czasu spędzanego na rozmowach wideo i audio). Menedżerowie mogą zobaczyć, czy przeczytałeś wiadomość i odpowiedziałeś na nią, a także zobaczyć, kiedy byłeś ostatnio aktywny. Wygląda na to, że użytkownicy nie są w stanie uchronić się przed tego typu gromadzeniem danych przez administratorów sieci ich firm. Jednak wielu menedżerów nawet nie zdaje sobie sprawy, że w Teamsach mogą przeglądać szczegółowe informacje o aktywności swoich pracowników.
Wyłącz powiadomienia
W zespołach o dużej liczbie uczestników i przesyłanych danych ilość powiadomień w prawym dolnym rogu monitora może poważnie odwrócić uwagę od pracy. Możesz rozwiązać ten problem, klikając trzy kropki w prawym górnym rogu dowolnego polecenia i wybierając opcję „ Wyłącz powiadomienia ” poprzez ustawienie własnych ustawień.
Na przykład pracownik może wyłączyć powiadomienia o wszystkich nowych wiadomościach w zespole, aby wreszcie cieszyć się ciszą i spokojem. Możesz także zmniejszyć liczbę powiadomień podczas wzmianki o Twoim zespole (gdy ktoś oznaczy Twój kanał jego nazwą – @Channel ), wybrać opcję „ Pokaż tylko w kanale “, aby na zawsze zapomnieć o irytujących wyskakujących okienkach.
Jeśli zostałeś zaproszony na umówione wcześniej spotkanie i opuściłeś je przed jego zakończeniem, a mimo to otrzymujesz powiadomienia za każdym razem, gdy na czacie pojawi się nowa wiadomość – możesz naprawdę zaszaleć. Jest jedno proste i eleganckie rozwiązanie tego problemu (choć tylko tymczasowe) – zmień swój status na opcję Nie przeszkadzać. Spowoduje to zablokowanie wszystkich wyświetlanych powiadomień. Możesz to zrobić, klikając swoje zdjęcie profilowe na stronie głównej aplikacji Teams i wybierając stan Nie przeszkadzać.
Jeśli martwisz się, że nie otrzymasz powiadomień od ważnych osób, przejdź do sekcji „ Prywatność ” w ustawieniach i kliknij pozycję „ Priorytetowa kontrola dostępu “. Tutaj musisz wprowadzić nazwiska osób, od których zawsze chcesz otrzymywać powiadomienia. Jest to bardzo przydatna funkcja, jeśli martwisz się, że przegapisz ważną wiadomość od szefa.
Ograniczenie dostępu
Jedną z pierwszych funkcji, którą wiele osób wyłącza w WhatsApp, jest powiadomienie rozmówcy, gdy jego wiadomość została przeczytana. Ma to na celu uniknięcie poczucia obowiązku odpowiadania na prywatne wiadomości na czacie, gdy tylko dana osoba je zobaczy. Możesz to zrobić również w Teams: otwórz ustawienia programu i przejdź do sekcji „ Prywatność “. Tutaj musisz odznaczyć pole obok opcji „ Wyślij raport o czytaniu ” .
Powinieneś śmiało zadbać o swoją prywatność – poproś organizację, w której pracujesz, o włączenie uwierzytelniania wieloskładnikowego dla Twojego konta. Spowoduje to dodanie dodatkowej warstwy ochrony do Twoich danych. Jest rzeczą oczywistą, że należy używać silnego i unikalnego hasła. Menedżer haseł może ci w tym pomóc .
Warto zadbać także o tzw. „ bezpieczne miejsca “, w których z dala od wzroku szefa można porozmawiać z innymi pracownikami o pracy. Zalecamy wykonanie tego w innej aplikacji lub usłudze, która nie jest kontrolowana przez Twoją firmę. W ten sposób władze nigdy nie będą miały dostępu do tych danych. Istnieje podobieństwo prywatnych czatów w Teams.
Kanały prywatne może tworzyć każdy użytkownik należący do określonego zespołu. Umożliwia to utworzenie grupy ograniczonej. Wybierz „ Dodaj kanał ” w ustawieniach zespołu, a następnie w sekcji „ Prywatność ” zdefiniuj jego typ jako prywatny. Następnie możesz dodać tam konkretne osoby (do 250 osób). Twórca kanału prywatnego jest jedyną osobą, która może dodawać lub usuwać z niego osoby. Żadne pliki ani wiadomości wysyłane w tym kanale prywatnym nie są dostępne dla nikogo spoza niego. Należy jednak pamiętać, że wszystko, co robisz w systemie pracy lub sieci, może być przeglądane przez kierownictwo.