So verhindern Sie, dass Microsoft Teams Ihre Aktivitäten verfolgt

Befürworter des Online-Datenschutzes haben Microsofts Datenerfassungspraktiken kritisiert. Es stellte sich heraus, dass Teams viele persönliche Informationen über seine Benutzer sammelt.

Das Hinzufügen neuer Funktionen zu Microsoft 365 zum Nachverfolgen der Qualität der Softwareerfahrung umfasst die Erfassung von 75 verschiedenen Datentypen in Bezug auf die Benutzeraktivität. Dies sollte ein echter Durchbruch in Bezug auf die Verbesserung der Leistung des Programms sein, aber dieses Update wurde bereits von dem Wissenschaftler Wolfie Kristol heftig kritisiert. Die weitere Implementierung des Updates wurde abrupt ausgesetzt.

Dieser Vorfall brachte Microsoft in Verlegenheit und gab der Öffentlichkeit die Möglichkeit zu verstehen, dass die Software des Unternehmens zu viele Informationen über seine Benutzer sammelt. Das gilt auch für Microsoft Teams, das in seinen Funktionen und Tools ähnlich ist und Slack sogar Konkurrenz macht. Wenn Sie die Menge an Daten begrenzen möchten, die Teams über Sie sammelt, gibt es mehrere Möglichkeiten, dies zu tun.

Wie Teams Daten über Sie sammelt

Microsoft Teams sammelt wie Skype for Business drei Arten von Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Anwendung: Volkszählungsdaten, Nutzungsinformationen und Programmfehlerberichte. Die sogenannten „ Zensusdaten” beinhalten Informationen über Ihr Gerätemodell, Ihr Betriebssystem und Ihre Benutzersprache. Sie generieren auch eine eindeutige Benutzer-ID, die mehrfach gehasht (oder verschlüsselt) wird, um zu verhindern, dass das Unternehmen sie mit der Identität einer bestimmten Person in Verbindung bringt.

Einige Daten werden standardmäßig erfasst (dies ist ein Standardverfahren), während andere Ihre Zustimmung erfordern, damit das Unternehmen darauf zugreifen kann. Beispielsweise werden dieselben Volkszählungsdaten standardmäßig erfasst und können nicht deaktiviert werden. Microsoft behauptet immer noch, dass keine der gesammelten Daten die Identität einer bestimmten Person identifizieren kann.

Darüber hinaus erfasst Microsoft Daten darüber, wie Sie die Anwendung verwenden. Dazu gehören die Anzahl der gesendeten Nachrichten, getätigten Anrufe und online abgehaltenen Besprechungen sowie der Name Ihrer Organisation, die bei Teams registriert ist. Microsoft verfolgt auch alle Fehler in seiner Software, auf die der Benutzer stößt, um die Qualität der bereitgestellten Dienste zu verbessern. Die meisten dieser Informationen werden nicht nur von Teams gesammelt, sondern auch von anderen Microsoft-Anwendungen, die Sie verwenden.

Microsoft erfasst auch personenbezogene Daten zu Ihrem Profil, wie z. B. Ihre E-Mail-Adresse, Profilfotos und die von Ihnen angegebene Telefonnummer. Darüber hinaus kann das Unternehmen den Inhalt des Videos während Ihrer Online-Meetings anzeigen, was nicht nur die Aufzeichnung selbst, sondern auch freigegebene Dateien, Aufzeichnungen und Transkripte umfasst, die in der Cloud für den persönlichen Gebrauch der Benutzer gespeichert werden. Diese Informationen werden von Microsoft gespeichert, "bis der Benutzer die Verwendung von Microsoft Teams beendet oder seine persönlichen Daten löscht". Beachten Sie, dass einzelne Benutzerdateien innerhalb von 30 Tagen nach dem Löschen ihrer lokalen Kopien gelöscht werden.

Wo werden Ihre personenbezogenen Daten physisch gespeichert?

Teams wird weltweit eingesetzt. Verschiedene Behörden haben ihre eigenen Datenverarbeitungsstandards. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre persönlichen Daten physisch gespeichert sind, können Sie das Microsoft 365 Admin Center öffnen und dann zu folgendem Pfad navigieren: Einstellungen > Organisationsprofil. Sie müssen auf der Seite nach unten zum Abschnitt Datenspeicherort scrollen .

Welche Daten kann Ihr Chef über Sie sehen?

Microsoft ermöglicht es Führungskräften auch, Informationen darüber anzuzeigen, wie ihre Mitarbeiter Teams verwenden. Das Microsoft Teams Admin Center, das vom Microsoft 365 Admin Center getrennt ist, ermöglicht es Abteilungsleitern und Führungskräften, „besser zu verstehen, wie das Programm verwendet wird, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und ihre Mitarbeiter schnell über zukünftige Pläne zu informieren” , so Microsoft. Unternehmensleiter, die Netzwerkadministratoren sind, können bis zu 19 verschiedene Arten von Daten einsehen, die sich auf die Aktivität ihrer Mitarbeiter beziehen .

Theoretisch könnten Netzwerkadministratoren einen Bericht darüber erstellen, wie Mitarbeiter Teams verwenden (einschließlich der Anzahl der Nachrichten, die Benutzer täglich senden, der Zeit, die sie für Video- und Audioanrufe aufwenden). Manager können sehen, ob Sie eine Nachricht gelesen und beantwortet haben, und sehen, wann Sie zuletzt aktiv waren. Anscheinend können sich Benutzer nicht vor dieser Art der Datenerfassung durch die Netzwerkadministratoren ihres Unternehmens schützen. Vielen Managern ist jedoch gar nicht bewusst, dass sie in Teams detaillierte Informationen über die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter einsehen können.

Benachrichtigungen abschalten

In Teams mit einer großen Anzahl von Teilnehmern und gesendeten Daten kann die Anzahl der Benachrichtigungen in der unteren rechten Ecke des Monitors eine Person ernsthaft von der Arbeit ablenken. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke eines beliebigen Befehls klicken und die Option „ Benachrichtigungen deaktivieren ” auswählen, indem Sie Ihre benutzerdefinierten Einstellungen festlegen.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter Benachrichtigungen über alle neuen Nachrichten in einem Team ausschalten, um endlich seine Ruhe zu genießen. Sie können auch die Anzahl der Benachrichtigungen während der Erwähnung Ihres Teams reduzieren (wenn jemand Ihren Kanal mit seinem Namen taggt – @Channel ), wählen Sie die Option „ Nur im Feed anzeigen “, um lästige Popups für immer zu vergessen.

Wenn Sie zu einem vorab vereinbarten Meeting eingeladen wurden und das Meeting vorzeitig verlassen haben, aber trotzdem jedes Mal benachrichtigt werden, wenn eine neue Nachricht im Chat erscheint, können Sie wirklich verrückt werden. Es gibt eine einfache und elegante Lösung für dieses Problem (wenn auch nur vorübergehend): Ändern Sie Ihren Status in die Option „Nicht stören “. Dadurch werden alle angezeigten Benachrichtigungen blockiert. Sie können dies tun, indem Sie auf der Startseite von Teams auf Ihr Profilfoto klicken und den Status „Nicht stören” auswählen.

Wenn Sie sich Sorgen machen, keine Benachrichtigungen von wichtigen Personen zu erhalten, gehen Sie in den Einstellungen zum Abschnitt " Datenschutz " und klicken Sie auf den Punkt " Prioritätszugriffskontrolle ". Hier müssen Sie die Namen der Personen eingeben, von denen Sie immer Benachrichtigungen erhalten möchten. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie befürchten, eine wichtige Nachricht von Ihrem Chef zu verpassen.

Zugriffsbeschränkung

Eine der ersten Funktionen, die viele Leute in WhatsApp deaktivieren, ist die Benachrichtigung des Gesprächspartners, wenn ihre Nachricht gelesen wurde. Damit soll vermieden werden, dass man gezwungen ist, auf private Chat-Nachrichten zu antworten, sobald die Person sie gesehen hat. Das geht auch in Teams: Öffnen Sie die Programmeinstellungen und gehen Sie zum Abschnitt „ Datenschutz “. Hier müssen Sie das Kontrollkästchen neben der Option „Lesebericht senden ” deaktivieren .

Sie sollten auf Ihre Privatsphäre achten – bitten Sie die Organisation, für die Sie arbeiten, die Multi-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto zu aktivieren. Dies fügt Ihren Daten eine zusätzliche Schutzebene hinzu. Es versteht sich von selbst, dass ein starkes und eindeutiges Passwort verwendet werden sollte. Ein Passwort-Manager kann Ihnen dabei helfen .

Es lohnt sich auch, sich um die sogenannten „ sicheren Orte ” zu kümmern, an denen Sie sich mit anderen Mitarbeitern über die Arbeit abseits der Blicke Ihres Chefs unterhalten können. Wir empfehlen, dass Sie dies in einer anderen Anwendung oder einem anderen Dienst tun, der nicht von Ihrem Unternehmen kontrolliert wird. Daher werden die Behörden niemals auf diese Daten zugreifen können. Es gibt eine Ähnlichkeit mit privaten Chats in Teams.

Private Kanäle können von jedem Benutzer erstellt werden, der Teil eines bestimmten Teams ist. Dadurch ist es möglich, eine eingeschränkte Gruppe zu erstellen. Wählen Sie in den Teameinstellungen „ Kanal hinzufügen” und definieren Sie dann im Abschnitt „ Datenschutz ” seinen Typ als privat. Dort können Sie dann bestimmte Personen hinzufügen (bis zu 250 Personen). Der Ersteller eines privaten Kanals ist die einzige Person, die Personen hinzufügen oder daraus entfernen kann. Alle Dateien oder Nachrichten, die in diesem privaten Kanal gesendet werden, sind für niemanden außerhalb verfügbar. Denken Sie jedoch daran, dass alles, was Sie in einem Arbeitssystem oder Netzwerk tun, vom Management eingesehen werden kann.